Een succesvolle conferentie is niet alleen het resultaat van technologie en alles ter plekke laten werken. Het gaat ook over planning, voorbereiding en coรถrdinatie. Voor de SCIFA-bijeenkomst in het kader van het Europese voorzitterschap van Belgiรซ op 15 en 16 mei deed duvall precies dat door nauw samen te werken met de organisatoren. Van het op voorhand scouten van de locatie en het overleggen met de Belgische attachรฉ over de perfecte vergaderomstandigheden tot het uitwerken van de opstelling en technologie. Door een evenwicht te vinden tussen de vereisten van de klant, de technologie en de ervaring van de deelnemers, maakte duvall de conferentie tot een succes.
SCIFA: onderzoek naar de toekomst van het immigratiebeleid
SCIFA is het Strategisch Comitรฉ immigratie, grenzen en asiel. Het brengt hoge ambtenaren samen om kritieke kwesties in immigratie, asiel en grensbeheer te bespreken. Het comitรฉ voert strategische discussies over uiteenlopende onderwerpen en richt zich daarbij op belangrijke wetgevingsvoorstellen en belangrijke niet-wetgevende initiatieven die de richting van het beleid bepalen. Omdat SCIFA zich bezighoudt met gevoelige kwesties en uiteenlopende onderwerpen, is het belangrijk dat alle deelnemers tijdens een vergadering op dezelfde golflengte zitten. Daarom werd duvall aangetrokken als een belangrijke technologiepartner voor de tweejaarlijkse bijeenkomst op 15 & 16 mei in de Handelsbeurs in Gent.
De conferentiepuzzel coรถrdineren
Maar om van gemodereerde bijeenkomsten een succes te maken, is meer nodig dan alleen de technologie. Voor de SCIFA-top begon duvall eerst met de opstelling en de locatie. duvall sprak met de Belgische attachรฉ van de delegatie en besprak de details van de vergadering: van deelnemers, onderwerpen en invulling tot de lay-out en opstelling van de zaal. duvall betrok ook de venue manager van Handelsbeurs, verantwoordelijk voor verhuur en productie. Het doel? Ervoor zorgen dat elk stukje van de vergaderpuzzel past voor een perfecte vergaderervaring.
Bij het creรซren van een vruchtbare conferentieomgeving spelen veel factoren een rol. De indeling van de ruimte, de opstelling van de tafels en stoelen voor de deelnemers, de plaatsing van tolkencabines, het opstellen van PTZ-camera’s voor cameratracking, beeldschermen, projectoren, meubilair, etc. En natuurlijk de conferentietechnologie voor audio en video. Elke stap wordt gefilterd door de lens van de ervaring van de deelnemer. Hoe kan iedereen horen en gehoord worden met minimale wrijving en maximale helderheid? En elke keuze heeft invloed op hoe een deelnemer zich voelt: kleine stukjes tellen op. Het scherm of de presentatie niet goed zien, audio die moeilijk te verstaan is, slechte akoestiek in de ruimte, enz.
Gelukkig zit duvall er altijd bovenop om een geweldige meeting te garanderen. Door te bouwen op een schat aan kennis en ervaring, door organisatoren en locatiemanagers op รฉรฉn lijn te krijgen, en door te vertrouwen op rotsvaste technologie.
Uitrustingslijst
- Televic Lingua tolkenconsole
Diende als controlecentrum voor tolken en beheerde de talenstroom moeiteloos. - Televic Confidea FLEX
Gebruiksvriendelijk en flexibel apparaat voor praten, luisteren, stemmen en meer - Infraroodontvangers (vergaderzaal en perszaal)
Elk apparaat vergemakkelijkte de distributie van vertolkte talen. - Tolkcabines
- Korte projector
- Automatische camerabesturing
- Video mixapparatuur
(schakelen tussen PTZ-camerabeelden en powerpointpresentaties) - Geluidsmixer
(vloer, tolkenkanalen, achtergrondmuziek) - Comfort-schermen
(Schermen in het midden van de U-vorm)
Conferentiesucces organiseren
Voor de SCIFA-bijeenkomst nam duvall de rol van conferentieleider op zich. Van locatie en layout, over communicatie met alle partijen, tot technologie en ondersteuning tijdens de vergadering. Door het hele conferentieproces van begin tot eind in goede banen te leiden, maakte Duvall de vergadering tot een daverend succes.
