De Europese toegankelijkheidswet (EAA) beïnvloedt de manier waarop vergaderingen en conferenties communiceren. Als je je afvraagt wat dit in de praktijk betekent en hoe je je hierop kunt voorbereiden zonder dat dit ten koste gaat van tijdschema’s of budgetten, dan ben je niet de enige. Met de juiste audiovisuele aanpak kun je je programma inclusiever maken, voldoen aan de wettelijke verwachtingen en een betere ervaring bieden aan elke deelnemer.
Wat de Europese toegankelijkheidswet (EAA) is en waarom deze belangrijk is voor evenementen
De EAA (Richtlijn (EU) 2019/882) stelt toegankelijkheidseisen voor bepaalde producten en diensten in de hele EU. Vanaf 28 juni 2025 moeten veel digitale contactpunten waarop evenementen vertrouwen – websites, mobiele apps, ticketing, realtime communicatie en media – toegankelijk zijn voor mensen met een handicap.
Hoewel de wet geen regelgeving is voor het organiseren van evenementen, heeft het wel duidelijke implicaties voor de communicatie en technologie van evenementen. In de praktijk moeten organisatoren herzien hoe informatie wordt gemaakt, geleverd en zichtbaar gemaakt, zowel op locatie als online.
- Websites en apps voor evenementen: navigatie, contrast, structuur en ondersteuning voor schermlezers
- Livestreams en webcasts: realtime bijschriften en toegankelijke spelers
- Vooraf opgenomen video: bijschriften, transcripties en audiobeschrijving waar nodig
- Self-service terminals: toegankelijke check-in of infokiosken gebruikt tijdens evenementen
- Platforms voor participatie op afstand: toegankelijke interfaces en ondersteuning voor ondertiteling
- Openbare aankondigingen: duidelijke audio, redundantie en visuele versterking
Zie voor achtergrondinformatie het overzicht van de Europese Commissie betreffende de wet en het toepassingsgebied: European accessibility act.
Praktische implicaties voor jouw vergadering of conferentie
Toegankelijkheid is het meest effectief als het vanaf het begin is ingebouwd. Voor conferenties en beleidsbijeenkomsten hebben de volgende gebieden doorgaans aandacht nodig:
- Alternatieven voor tekst bieden: live ondertiteling voor gesproken inhoud; ondertiteling en transcripties voor opnames
- Ondersteuning van meerdere modaliteiten: gebarentaaltolken waar nodig; duidelijke visuele ondersteuning en beschrijvende slides
- Zorg voor helder geluid: consequent microfoongebruik, voldoende spraakversterking en gecontroleerde achtergrondruis
- Hoorondersteuning bieden: inductielussen, infrarood- of radiosystemen in plenaire en breakout zalen
- Maak toegang op afstand werkbaar: toegankelijke webcastinterfaces en betrouwbare, gesynchroniseerde ondertiteling
- Plan voor meertalige behoeften: simultaanvertaling voor deelnemers die de voorkeur geven aan een andere taal
Hoe duvall toegankelijkheid inbouwt in jouw AV-plan
duvall is een servicegerichte leverancier van audiovisuele oplossingen voor vergaderingen en conferenties. Wij ondersteunen evenementenorganisatoren, overheidsinstanties en multinationals met zowel full-service levering als dry-hire-opties. Onze oplossingen overbruggen taalbarrières en vergroten de betrokkenheid van het publiek, zodat toegankelijkheid een natuurlijk onderdeel van jouw evenement wordt.
- Simultaanvertaling: ISO-conforme cabines, tolkconsoles en distributie voor meertalige sessies. Ontdek onze aanpak voor meertalige vergaderingen en evenementen.
- Live ondertiteling en ondertiteling: CART-diensten op locatie of op afstand met nauwkeurige, realtime ondertiteling in de zaal en op de stream. Ondertiteling en transcripties voor opnames na afloop van het evenement.
- Ondersteunende luistersystemen: inductielussen, infrarood- of RF-systemen afgestemd op de akoestiek van de ruimte, beschikbaar in plenaire en breakout zalen. Onderdeel van onze AV-technologie voor conferenties.
- Toegankelijke hybride en streaming: spelerconfiguraties die bijschriften, leesbare bedieningselementen en toetsenbordnavigatie ondersteunen, met geteste vertraging tussen audio, video en tekst.
- Inclusieve betrokkenheid van het publiek: elektronisch stemmen en peilingen die iedereen kan volgen op het hoofdscherm en, waar geschikt, op persoonlijke apparaten. Bekijk onze interactieve stemsystemen.
- Projectcoördinatie: één aanspreekpunt dat leveranciers, tolken, ondertitelaars en locatieteams op elkaar afstemt. Lees meer over onze projectcoördinatie.
- Dry-hire met begeleiding: als je de productie zelf beheert, leveren we apparatuur die aan de eisen voldoet, met praktische installatie-instructies en ondersteuning op afstand.
Ons doel is eenvoudig: je communicatie voor elke deelnemer waarneembaar, werkbaar en begrijpelijk maken zonder je agenda ingewikkelder te maken.
Een workflow die klaar is voor EAA
- Discovery:
We verduidelijken de behoeften van het publiek, de talen en de toegankelijkheidsdoelen, waaronder ondertiteling, vertolking en hulp bij het luisteren. - Technisch ontwerp:
We specificeren de juiste microfoons, luidsprekers, distributie, cabines, aanpak voor ondertiteling en instellingen voor streamingplatforms. - Repetitie op locatie:
We testen de signaalstroom, de verstaanbaarheid van het geluid en de timing van de ondertiteling in de verschillende zalen en externe feeds. - Levering en controle:
Onze technici houden toezicht op elke sessie, met live kwaliteitscontroles voor ondertiteling, vertolking en opnames.
Tijdschema’s, vrijstellingen en waar je meer kunt lezen
De EAA is van toepassing sinds 28 juni 2025. Er zijn overgangsperioden en sommige uitzonderingen zijn afhankelijk van hoe de richtlijn in elke lidstaat wordt geïmplementeerd. Dit artikel is geen juridisch advies, dus controleer altijd de nationale richtlijnen. Nuttige bronnen zijn onder andere de EAA-pagina van de Europese Commissie en onafhankelijke introducties over ondertiteling en evenementgereedheid, zoals de ondertitelingsvereisten onder de EAA en hoe je je communicatie kunt voorbereiden.
Klaar om toegankelijkheid te realiseren zonder moeite?
Als je een duidelijk, praktisch plan wilt voor je volgende vergadering of conferentie, dan zijn wij er om je te helpen. Neem contact op met duvall om simultaanvertaling, live ondertiteling, hulp bij luisteren en toegankelijke publieksbetrokkenheid te bespreken – allemaal geïntegreerd in één samenhangende AV-oplossing.